Nova Comissão define destino de documentos
Na quinta-feira (25/6), foi assinada a INA 058-00 criando a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). A Comissão tem uma função muito importante: analisar os documentos da Apex-Brasil e definir seu “fim”, ou seja, se deverão ser preservados de forma permanente, em razão de seu valor institucional, ou se serão eliminados, por já terem cumprido sua finalidade.
Assim, somente devem ser arquivados os documentos que realmente sejam necessários à Apex-Brasil. “A guarda dos documentos com valor permanente permite a preservação de dados que possuem relevância para a Agência. Além disso, o descarte organizado de documentos garantirá economicidade à Agência no longo prazo, pois o acervo guardado na empresa terceirizada de arquivo externo, ou até mesmo dentro da própria sede, será reduzido”, conta Ana Guedes, Coordenadora do CEDOC e presidente da CPAD.
E quem vai compor a Comissão?
Por se tratar de um assunto que compreende a Casa inteira, todas as áreas deverão ser representadas na CPAD. Assim, os Gerentes devem indicar, até o dia 10/7, um representante como membro titular, e um suplente, que deve substituí-lo em suas ausências e impedimentos.
Poderá ser indicado qualquer colaborador efetivo da Apex-Brasil, seja analista ou assistente, desde que possua amplo conhecimento das competências e atividades desempenhadas da área que representa. “Isto é essencial, pois os representantes irão ajudar a definir quais documentos da Agência (o que e por quanto tempo) deverão ser guardados ou eliminados. É um trabalho de grande responsabilidade”, afirma Ana.
